Enklare medarbetarsamtal för Huddinge kommun

Medarbetarsamtal är en utmaning i en kommunal verksamhet. Förvaltningarnas verksamheter är helt olika varandra, samtidigt som det är viktigt för alla medarbetare att känna gemenskap – att man är en betydelsefull del av någonting större.

För att lyckas behövs en tydlig och gemensam struktur för samtal, mål och uppföljning. Det fick Aleido förtroendet att skapa för Huddinge kommun genom att implementera och anpassa performance management-systemet Totara Perform.

Vi behövde digitalisera våra medarbetarsamtal eftersom vi inte hade något bra sätt att spara dem på. Det var krångligt för cheferna att hålla koll på vad man tidigare pratat med medarbetarna om, säger Torunn Svensson Hällqvist, HR-strateg på Huddinge kommun.

Tillsammans med Torunn skapade Aleidos experter ett för Huddinge kommun skräddarsytt förslag på struktur i Totara Perform. Det utgick från Huddinges mallar för medarbetarsamtal och anpassades för att stämma överens med aktuell forskning kring målsättning och uppföljning.

I kommunen har vi tio politiska mål. För att varje individ ska känna sig motiverad, behöver såväl förvaltningarnas mål som individens egna kopplas till de politiska målen. När det blir tydligt för varje medarbetare att de bidrar till ett högre syfte, är det lättare för dem att känna mening och motivation. Den här lösningen kunde vi göra tack vare att Totara Perform är så anpassningsbart.
Torunn Svensson Hällqvist, HR-strateg på Huddinge kommun.

Kortare avstämningar vid behov

I dag har alla medarbetare i Huddinge kommun ett årligt samtal med sin chef. Forskningen är samtidigt tydlig med att det behövs tätare uppföljning än så för att människor ska känna sig motiverade på jobbet. Därför skapades en anpassad struktur för måluppföljning i Totara Perform, som innebär att en större del av ansvaret för uppföljning faller på individen.

Nu kan varje medarbetare själv gå in och se hur de ligger till i relation till målen de satt upp tillsammans med sin chef. För chefens del underlättar systemet genom att chefen kan följa varje medarbetares framsteg. På det här sättet kan det årliga samtalet kompletteras med kortare avstämningar om antingen chef eller medarbetare ser ett behov av det, säger Torunn Svensson Hällqvist.

Möjligheter för anpassningar

Det är dessutom enkelt för cheferna att förbereda sig på de årliga samtalen, eftersom allt som tidigare sagts är lätt att hitta. Systemet ger också en tydlig överblick över vem som är chef för vem, statistik, framsteg och mycket mer. Det är delar som tillsammans spar tid och bidrar kvalitativt till organisationen.

Såväl Totara Perform som Totara Learn, vilket Huddinge kommun använt sedan tidigare, är plugin-baserade system. Det gör att vi som Totara-partner kan göra nästan vad som helst som kunden önskar.
Jonas Faxerin Barkman, Project Manager på Aleido.

Two screens that shows Huddinge municipalitys employee reviews

Huddinge kommuns medarbetarsamtal i Totara Perform inleddes med en testgrupp i början av 2022. Efter dialog med deltagarna gjordes några mindre justeringar innan systemet öppnades upp för kommunens drygt 7 000 medarbetare. Responsen har varit mycket positiv – bland annat har medarbetarna återkopplat att cheferna upplevs väl förberedda.

Vi har fått otroligt mycket positiv feedback från framförallt våra chefer. Aleidos team har varit fantastiska i den här förändringsprocessen. Om jag hade frågor eller var orolig över något, fick jag snabbt svar och det var avgörande för att vi vågade genomföra detta, säger Torunn.

Aleido har bidragit med:

Totara Perform – Installation och utbildning inom systemets möjligheter.
Anpassningar – Skräddarsydda lösningar i Totara Perform för att systemet ska möta Huddinge kommuns behov och önskemål.
Konsultation – Som samarbetspartner har Aleido löpande bidragit med rådgivning, workshops och stöd genom hela processen.

Det här är Totara Perform

Totara Perform är ett verktyg som stödjer din organisations kompetenshantering och smidigt kan kopplas till dina medarbetares lärande och kompetensutveckling. Totara Perform är en del av Totara Talent Experience Platform, som är en heltäckande plattform för lärande och kompetensutveckling.

Läs mer om Totara Talent Experience Platform.